浙司发〔2001〕414号

　　为进一步规范决策、办文、办事程序，提高工作效率，更好地发挥机关行政职能作用，特制定本规则。

一、会议制度

　　我厅会议主要有厅党委会议、厅长办公会议、厅务会议和全省司法行政工作会议等。
　　（一）厅党委会议
　　由厅党委书记或经党委书记委托的副书记召集。
　　厅党委成员出席会议。与会厅党委成员超过半数时方可召开会议；研究决定需要表决的重要事项，必须有三分之二以上的党委委员参加会议。根据会议内容和工作需要，可安排有关人员列席会议。
　　主要任务：
　　1、传达、学习党中央、国务院、省委、省政府、司法部党组、省委政法委的重要指示和上级重要会议精神，研究贯彻上级指示和会议精神的具体措施；
　　2、总结部署年度或阶段性总体工作；
　　3、研究决定人事任免、奖惩等重要事项；
　　4、研究厅党委自身建设及本系统、厅机关党建工作；
　　5、听取厅机关及厅直属单位关于干部思想政治工作的有关汇报并作出部署；听取群众团体年度工作等有关重大事项的汇报；
　　6、研究解决全局性的重要工作和其他重大问题。
　　（二）厅长办公会议
　　由厅长或由厅长委托的副厅长主持召开。
　　厅长、副厅长和有关的厅党委成员参加会议。根据会议内容和工作需要，可有有关人员列席会议。
　　主要任务：
　　1、传达上级行政机关的重要指示和有关会议精神，提出贯彻上级指示和会议精神的具体措施；
　　2、研究厅机关及监狱局、劳教局、省律师协会、省公证员协会等直属部门及司法部杭州培训中心、公证处等有关业务建设；研究各项司法行政职能工作，听取工作汇报，并对有关问题作出部署；
　　3、讨论以本厅名义报请上级有关部门审批的重要事项；研究本厅起草的地方性司法行政法规和行政规章草案；
　　4、研究决定各市（地）司法局及厅直属单位请示的重要事项；
　　5、研究省厅主持召开的全系统性的重要会议的准备事项；
　　6、研究解决本厅及全省司法行政系统日常工作中需要统筹安排的重要问题。
　　（三）厅务会议
　　由厅长或经厅长委托的副厅长主持召开。
　　厅长、副厅长、助理巡视员和省监狱局、劳教局负责人及厅机关各处（室）负责人参加会议；根据会议内容和工作需要，可扩大参加会议人员，要求省律师协会、省公证员协会、省公证处、省法学会的有关负责人参加；也可安排有关人员列席。
　　主要任务：
　　1、传达贯彻党中央、国务院、省委、省政府的方针、政策和司法部等上级部门的有关指示精神及厅党委、厅长办公会议的重要决策；部署实施办法，提出工作要求。
　　传达和部署贯彻省政府、司法部等上级有关部门召开的需要在全厅、全系统执行的工作会议精神；
　　2、听取工作汇报，组织经验交流，进行工作总结，部署工作任务；
　　3、讨论其他需要由厅务会议贯彻的重要事项。
　　（四）工作程序
　　1、每月末，厅办公室机要室、秘书科分别负责向厅领导和厅机关各处室、省监狱局、劳教局分送下一月有关会议内容及时间安排意见征询表。厅机关各处室和省监狱局、劳教局应在月底前，将下月需提交厅长办公会议、厅党委会或厅务会的议题及时告知厅办公室，厅办公室对收集到的议题，按轻重缓急进行综合分类整理后，提出建议，报厅领导审查。
　　由厅长、厅党委书记或受厅长、厅党委书记委托的其他厅领导确定会议类别、议题、内容、时间和参加人员等。遇有紧急情况，可及时报请有关领导批准同意，临时召集会议。
　　2、厅办公室负责会议通知。一般在会议召开前3天，将有关会议时间、地点、议题、参加人员等书面通知有关人员或部门；时间紧急时，也可采用电话通知。需在会上汇报或提请会议讨论的有关事项，具体承办的部门应提交与会议人数相应份数的书面材料；时间允许的，并在会议开始前，将材料交办公室送达与会人员。提交会议讨论的事项，凡内容涉及其他部门的，应在会前与相关部门进行协商，并报告协商意见。工作汇报力求简明扼要，讲究实效。
　　3、厅办公室主任、副主任列席厅长办公会议、厅务会议，并代行厅党委办公室职责列席厅党委会议。厅办公室负责厅长办公会议、厅党委会、厅务会议的记录工作，并起草、整理有关会议纪要。提交会议的书面汇报材料应与会议记录一并妥善存放，归档备查。
　　4、严格执行会议纪律，注意会议保密工作。对含涉密内容的会议，与会人员应避免在会场内使用移动电话。会议原始记录作为密件，原则上不对外借阅；确需查阅的，应报厅领导或办公室主任批准。
　　（五）其他会议
　　1、全省司法行政工作会议，根据厅党委会决定，报请省政府批准同意后召开。会议材料准备、会议经费报批等对外联络、筹备事宜，由厅办公室负责；厅计财处负责后勤保障，并根据会议内容需要拟请有关处室协同完成。
　　2、系统性专题会议，由厅分管领导提议，报厅长办公会议同意后召开。

二、文件处理制度

　　厅机关公文处理，严格执行国务院《国家行政机关公文处理办法》，遵循《中华人民共和国保密法》和有关保密法规。
　　厅办公室主管本机关的公文处理工作。
　　（一）文件审批规定
　　1、外单位需要我厅办理的来文，均由厅办公室分类并提出拟办意见后呈送厅领导审批，再按审批意见交有关业务处室承办。
　　2、以厅党委名义拟制的文件，由厅党委书记或书记委托副书记签发。以厅名义发文，一般由厅长签发；属于副厅长分管的工作，由分管副厅长签发：对交叉性、综合性的工作，由各相关的分管副厅长共同签发，必要时，提交厅党委会、厅长办公会议研究通过。上行文一律由厅长（党委书记）或厅长（党委书记）委托主持工作的副厅长（党委成员）签发。
　　各种会议形成的纪要，经办公室核阅后，由主持会议的厅领导签发。
　　3、审批文件，主批人应明确签署意见，并签署姓名和审批时间。其他审批人也应签署各自的意见和姓名。签发人的签发日期，为该文件的成文日期。
　　（二）行文规则
　　1、行文应确有必要，注重效用，力求短小精悍。
　　2、行文按隶属关系和职权范围进行。
　　一般不得越级请示和报告。“请示”应当一文一事；一般抄送一个主送机关，需要同时有其他机关知晓的，应当用抄送方式，但不得抄送其下级机关。除上级机关负责人直接交办的事情外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
　　省厅一般只受理各市（地级）司法局、省监狱局、劳教局、省法学会、省律师协会、省公证员协会以及省公证处、省属律师事务所等厅直属单位的请示。
　　3、同一事项，涉及本厅以外的其他机关的，应事先协商一致后，联合向下行文；同一事项涉及两个以上处室职能的，在下文过程中必须协调一致。重要的行文，同时抄送有关直接上级机关。
　　4、厅机关内设机构除办公室根据授权可以对外行文外，其它处室不得对外正式行文。厅政治部正式文件，仅限于对机关系统内部发文时使用。机关内设机构工作上的联系和事务性的通知，确需行文的，可以采用便函形式，使用专门的本厅便函用纸，为便于管理，可在武文线右下方标识处室代字。处室代字必须与厅机关代字明显区别。
　　（三）公文办理
　　公文办理，包括对收到的公文签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等收文办理和以本厅名义制发公文的草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等发文办理。
　　1、送本厅的公文，统一由厅办公室收发室签收。对不需办理答复，仅需有关处室阅知的文件，由收发室直接分发；机要件由机要室拆封处理。需要办理的来文，厅办公室秘书科、机要室登记后，交厅办公室主任。对有办理时限的事项，办公室秘书科应登记记录办理截止日期，及时督查催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
　　2、厅办公室主任在公文处理中，对不符合行文规定或不应由本厅处理的文件，注明不予处理的原因，退还来文单位；对需要厅领导审阅批示的文件，提出拟办意见，呈厅领导阅示，再根据厅领导批示，交有关处室办理；需由办公室办理的文件由办公室直接办理；需由有关处（室）直接办理的，转交有关处（室）办理，同时告知来文机关直接与承办处（室）联系。文件内容涉及两个以上处（室）分管业务的，确定一个为主办处室，其余为会办处室，共同协作办理，必要时由办公室协调，召集有关处室会办；文件主办部门在办文过程中，发现文件内容涉及其他处室分管业务的，应与有关处室会稿。
　　3、各处室内勤接收厅办公室交办的文件，要履行签收登记程序，及时交处室负责人批阅、提出办理意见；承办人员应及时办理，对有办理时限的公文，应在办理期满前完成所有办理工作。处室内勤履行本处室内部催办职责，协助处室领导督促检查承办事项的办理情况。
　　文件办理完毕，承办人应将随文所附的阅办单填注办理结果后，及时退回厅办公室秘书科。
　　4、以厅名义行文的文件，在送厅领导审签前，均应交由厅办公室核阅［其中，规范性文件应先由法规教育处（法规）核阅］。以厅党委名义行文的文件，除涉及人事任免事项外，一般由厅办公室代行党委办公室职责，进行核阅。分管文秘工作的办公室副主任负责核阅工作，也可委托秘书科长核阅，必要时经办公室主任复核。核稿应对是否确需行文、文稿适用的政策法律正确与否及行文方式、格式、文字表述等文件内容与外在形式，根据公文处理的有关规定进行审核、修改、标定主题词。涉密文件，由拟稿人标定密级，核稿人核定。文稿内容改动较大的，与拟稿处室进行协商，必要时可退回拟稿部门重新拟制；文稿内容涉及多个处室，需要会稿而没有会稿的，应先交有关处室会稿。
　　5、核稿后的文稿由厅办公室呈有关领导审批；经领导签批后，返回办公室编号、付印。
　　公文格式，执行《国家行政机关公文格式》国家标准（GB／T9704—1999）。按《国家行政机关公文格式》标注秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。
　　6、文件清样由承办处室校对，原则上不得改动。需作改动的，应征得核稿人员同意；内容改动较大的，须送签发人审定。
　　使用电脑拟制的文稿经修改的，应保留各有关部门提出修改意见的原件备查。
　　文件寄发前，承办人员应作为第一读者，对文件再次仔细阅读，避免差错。
　　7、文件缮印后，承办人员负责将定稿和印送机要室用印。定稿（附正本一式两份）由承办处室保存，年终立卷归档。
　　另将正本两份送秘书科存查。寄发文件，由承办处室装封，收发室按机要信函、普通或挂号信函分别登记，寄发时应由机要局、邮局等传递部门签收。
　　8、报送省委省政府及其办公厅的文件，在付印的同时，按规定通过局域网上报电子文件；非涉密的下行文在付印同时，也应根据需要在全省司法行政系统计算机远程信息网络上发布。
　　（四）文件种类
　　1、《浙江省司法厅文件》，发文字号由机关代字“浙司”和年份、序号组成。用于以本厅名义行文。
　　2、浙江省司法厅党委和党委纪律检查委员会的文件，发文字号由“浙司党”、“浙司纪”和年份、序号组成，使用套红的“中共浙江省司法厅委员会”、“中共浙江省司法厅纪律检查委员会”发文标识。
　　3、《浙江省司法厅干部任免通知》，专门用于有关干部任免事项的通知，发文字号由“浙司干”和年份及独立的序号组成。
　　机关行政执法文书，按司法部统一规定，由承办处室制作与编号，并须先经厅法规教育处（法规）审核。
　　4、《浙江省司法厅办公室文件》，用于印发和转发司法部办公厅、省级其它机关或下级司法行政机关的有关文件；印发重要活动通知和厅机关各处室承办的专业性会议纪要；印发厅机关各专项工作领导小组（委员会）和非常设机构人员组成变动情况的通知以及办公室职能范围内需要印发的文件。发文代号为“浙司办”及年份和序号。
　　冠以“浙江省司法厅政治部文件”的套红发文标识，仅限于对本厅机关或系统内部发文时使用。
　　5、《浙江省司法厅厅办通报》，主要用于厅领导在系统性专题会议上的讲话，以及其他需要在系统内有关部门周知的文稿。一般由会议承办处室交办公室征得领导同志本人同意后印发。
　　《浙江司法行政简报》、《司法信息》、《情况反映》由办公室主任签发。
　　6、厅长办公会议纪要、厅党委会议纪要，制作专门发文机关标识，用于记载和传达有关会议情况、主要精神和决定事项。

三、督查工作制度

　　厅办公室具体履行督查工作职责，按照上级有关部门和厅领导的要求，负责全厅政务督查工作。厅机关各处室领导为本处室督查工作负责人。机关各处室内勤人员为本处室督查工作具体承办人。
　　督查事项，包括省委、省政府、司法部的工作部署以及重要文件、重要会议的贯彻落实：厅党委会议、厅长办公会议、厅务会议、各种专题会议议定事项的贯彻落实；领导批示、人大代表建议、政协委员提案的贯彻落实；年度工作责任目标任务的具体落实及其他需要专门督查的事项。
　　各业务承办部门接到需要办理的事项后，应及时落实承办人员，认真及时办理：若涉及两个以上部门和单位的，主办和协办部门、单位之间要加强协商沟通；凡有期限的，应在规定时间内完成；无具体期限要求的，应在15日内办结。遇特殊情况无法在规定时间内完成任务的，应向办公室说明情况，采取措施，以免贻误工作；需要办理的事项办结的，主要承办单位应告知厅办公室。
　　厅办公室指定专人对需要督查的事项及办理结果记录在册。
　　任务落实到具体处室后须跟踪了解办理情况，及时催办，必要时填发《督查通知单》，同时做好组织协调工作。适时在厅务会议上通报有关督查工作情况。

 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○一年十二月二十九日